Beleidsplan 2020/ 2021


     Laatste update  18 juni 2020

    BEVRIJDINGSCONCERT DINSDAG 5 mei 2020          GECANCELD i.v.m. CORONA VIRUS  

                          CONCERT VERPLAATST NAAR 5 mei 2021 "Grote Kerk" Epe

            

                            Aanvang 19.00 uur, kerk open 18.30 Hoofdstraatzijde. 


Medewerkenden:        Trompettiste Melissa Venema
                                         Sopraan-viool Valerija Satibaldijeva
                                         Muzikale begeleiding op piano en Meereorgel, Henk v.d. Maten
                                         Het dubbelmannenkwartet “Double Four” uit Hattem

                            Nadere info via info@stichting-hulp-letland.nl

BELEIDSPLAN 2020 / 2021



BELEIDSPLAN 2020-2021

Stichting Hulp Letland
Berkel en Rodenrijs 

Opgericht d.d. 21 november 1996
________________________________________
Inschrijvingsno.K.v.K. 41147225
Warande 2, 8162KA Epe,
Telefoon : 06-29072842

Bankrekening: NL44INGB0006719776,

email: info@stichting-hulp-letland.nl
Web-s website : www.stichting-hulp-letland.nl


De Stichting werd op 17 november 2000 door de presidente van Letland onderscheiden met de gouden
medaille van de 3 gouden sterren van Letland en in 2001 volgde een onderscheiding door de Koningin “Lid in de orde van Oranje Nassau”


________________________________________
INHOUD
Inleiding Jaarplan 2020/2021
Jaarplan 2020-2021, de grote lijnen
Jaarplan 2020-2021 in details
De prioriteitstelling
Prioriteit:
• Organisatie
• Communicatie
• Opslag
• Voertuigen
• Actie Letland 2020-2021
• Specifieke doelen


Inleiding
Doel van de Stichting Hulp Letland:
De Stichting heeft tot doel het bevorderen van contact tussen mensen en het verlenen van hulp bij de opbouw van het maatschappelijke leven in Oost-Europa in het algemeen en in Letland in het bijzonder, mede gebaseerd op een christelijke levensovertuiging, evenals het verrichten van alles wat daartoe in de ruimste zin nuttig of bevorderlijk kan zijn.
De Stichting heeft geen winstoogmerk.
Letland kreeg in 2001 haar vrijheid terug, na een bezetting door Rusland vanaf 1943. Daarvoor was het land bezet door Duitsland. Na de bevrijding in 2001 werd het land vernield door de bezetter achter gelaten en stond de ontwikkeling van Letland op een zeer laag peil. Diverse overheidsinstanties en particulieren vroegen om humanitaire hulp.
Jaarplan 2020-2021:
Het jaarplan 2020/2021 is opgesteld om richting te geven aan de hulpverlening in Letland en een opzet te maken voor het verrichten van werkzaamheden die tot doel hebben om goederen, materialen, voertuigen en financiële middelen te verkrijgen om tot een goed gestructureerde humanitaire hulpverlening in Letland te komen.
Bij de opzet van dit jaarplan is gekeken naar de resultaten van de fondsenwerving in de jaren 1994 tot en met 2019 en naar de hulpverlening die in die jaren is verricht op diverse plaatsen in Letland
Enerzijds kunnen wij vaststellen dat een aantal projecten die in 1994 om een hoge prioriteit en een doelmatige aanpak vroeg, in de loop van de achter ons liggende jaren voldoende werden ondersteund en begeleid. Zo werd de Letse overheid ondersteund met brandweervoertuigen, ambulances en politievoertuigen en werd een training gegeven aan politie en brandweer voor EHBO en hartmassage. Diverse invaliden en weduwen werden financieel ondersteund en met behulp van de Nederlandse Politiebonden werden betere sociale voorzieningen gerealiseerd voor politie en brandweerweduwen.
Anderzijds moet ook worden geconstateerd dat op diverse plekken in Letland, zeker waar het kinderziekenhuizen, scholen ouderencentra en overheidsinstellingen betreft, er nog vele knelpunten zijn die vragen om adequate hulp vanuit onze Stichting.
In dit jaarplan wordt aangegeven welke zaken door onze Stichting zullen worden opgepakt en met hulp van derden mogelijk zullen worden gerealiseerd.
We moeten er ons van bewust zijn dat welke doelen we ons ook stellen, onze Stichting geheel afhankelijk is van ondersteuning vanuit overheid, bedrijfsleven en particulieren. De materiele en financiële hulp die wij op deze manier krijgen is onontbeerlijk voor goede en gedegen humanitaire hulp op alle fronten.
Om tot een goed een evenwichtige hulpverlening te komen werd en wordt nauw overleg gepleegd met:

• Diverse afdelingen van het Ministerie van BZK in Nederland
• Het Internal Ministery in Letland
• De Nederlandse ambassade in Riga-Letland
• De Letse ambassade in den Haag-Holland
• Locale overheden in Nederland en Letland
• Scholen, bejaardencentra, ziekenhuizen in Nederland en in Letland
• Sociale diensten in Letland
• Diverse bedrijven en instellingen in Nederland

16 januari 2020
J.D.C. Fuijkkink
(voorzitter Stichting Hulp Letland)
________________________________________
Jaarplan 2020-2021:

In grote lijnen:
Dit is het 8e jaarplan dat van onze Stichting naar buiten komt. Hiervoor werd van een gezonde filosofie over humanitaire hulpverlening zonder werkplan of beleidsplan gewerkt onder het motto: “handen uit de mouwen – werken in plaats van schrijven”
Uit de inmiddels tussen 1994 en 2019 gerealiseerde plannen blijkt dat een werkplan-jaarplan of beleidsplan niet direct noodzakelijk is om geplande doelen te bereiken. Echter gelet op zowel beleidsmatige als financiële verantwoording die moet worden afgelegd en wij zeker een stuk duidelijkheid willen geven aan onze sponsoren en donateurs, is gekozen voor de opzet van een 2 jaarlijks beleids / werk-plan dat moet aansluiten bij de jaarlijkse financiële verantwoording van onze Stichting.
Duidelijkheid zowel binnen onze organisatie als naar buiten, waarbij transparantie van de activiteiten onze Stichting voorop staan.
In dit jaarplan zullen doelen worden beschreven en prioriteiten worden aangegeven, waarbij specifieke zaken, zoals verkrijgen van sponsoring en acties, nader worden benoemd.
Ook blijft voortdurend aandacht nodig voor het op peil houden van de contacten en verdere uitbouw van de fondsenwerving en sponsoring.
Concreet wordt in dit plan het accent gelegd op de volgende aspecten:
• Verkrijgen van goederen, materialen en middelen om humanitaire hulp te kunnen blijven verlenen in Letland
• Verkrijgen financiële middelen t.b.v. hulpverlening
• Communicatie naar donateurs en sponsoren
• Communicatie in lokale bladen en middels interviews op tv en radio
• Het geven van lezingen op scholen en voor verenigingen
• Het bevorderen van de brandveiligheid en treffen van preventieve maatregelen ten opzichte van calamiteiten in bejaardentehuizen, scholen en ziekenhuizen.
• Het verkrijgen van voertuigen t.b.v. transport naar Letland
• Het verstrekken van voorzieningen ten behoeve van gehandicapten en ouderen
• Verkrijgen van specifieke voertuigen voor te benoemen doelen in Letland
• Samenwerking met ander, in Letland werkzame, instellingen en organisaties
• Uitvoeren speculaaspoppenactie

________________________________________
Jaarplan 2020-2021:
In details:
Hieronder volgt de prioritering en detaillering van de projecten gedurende 2020-2021.
De realisatie van de plannen wordt uitgevoerd door en onder toezicht en verantwoordelijk-heid van het bestuur, in het bijzonder de voorzitter. De diverse plannen en projecten worden nader vorm gegeven door deelnemers in de hulpverlening en adoptie, t.w. scholen, koren, bejaardentehuizen en ziekenhuizen. Daarnaast zullen bedrijven participeren in reparaties en APK keuringen van voertuigen
Niet alleen financiële of organisatorische omstandigheden kunnen gedurende de loop van de te benoemen termijn invloed uitoefenen op de uitvoering van de projecten en de prioritering, ook bijzondere niet te verwachten omstandigheden kunnen gevolgen hebben voor het voorgenomen beleid.
De prioriteitstelling.
Bij het maken van de keuzes voor uitvoering van de diverse projecten wordt gelet op de begrippen "noodzakelijkheid, wenselijkheid en realisatie mogelijkheid"", waarbij het accent op de volgende criteria is gelegd:
1. De ernst van de humanitaire omstandigheden die hulp direct of indirect op korte termijn noodzakelijk maken.
2. De financiële mogelijkheid tot het verwezenlijken van het project.
3. De fysieke mogelijkheid van het team van vrijwilligers om een project wel of niet te realiseren.
4. De mogelijkheid tot opslag van de goederen, voertuigen en materialen. De mogelijkheid tot inplannen van een hulpverlening gelet op verlofmogelijkheden van de deelnemers.
Rekening houdend met de bovenomschreven criteria heeft de Stichting gekozen voor de volgende prioritering:


PRIORITEIT:
1. Organisatie.
• Realiseren van tijdelijke opslagruimte voor goederen, materialen en voertuigen
• Uitbreiding van het team van medewerkers en organisaties
• Uitbreiding van het netwerk van sponsoren en donateurs

2. Communicatie.
• Uitbrengen van halfjaarlijkse nieuwsbrief
• Contacten onderhouden met lokale pers, radio en tv
• Voorlichting op scholen en voor verenigingen
• Lezingen en contacten onderhouden met andere stichtingen
• Blijven werken aan teamvorming
• Onderhouden contacten met sponsoren

3. Opslag
• Opschonen opslag plaats na eventueel transport
• Onderhouden van contacten met ondernemer van opslag in Bergschenhoek.
• Inpakken en opslag van humanitaire goederen voor volgend transport of verzending via GLS

4. Voertuigen:
• Verkrijgen het zij om niet of schenking of door aankoop van voertuigen t.b.v. transport
• Uitvoeren van onderhoud en het verzorgen van APK keuringen, uitvoerkentekens en verzekering
5. Actie Letland brandpreventie:
• Verkrijgen van blusmiddelen voor specifieke doelen in Letland
6. Specifieke doelen:
• Steunen van specifieke kindergerichte projecten
• Organisatie van 5 mei concert 2020, 75 jaar bevrijding
• Organisatie van hulpverlening in 2020 en 2021
• Ondersteuning onderwijs op de scholen in Ainazi, Straupe,Kaunata
• Ondersteuning onderwijs op de kleuterschool in Stalgene
• Ondersteuning gezinnen m.b.t. tot lesgelden voor school
• Ondersteuning studenten in Letland en Letse studenten in Nederland
• Ondersteuning gezinnen m.b.t. maaltijden kinderen op school
• Ondersteuning ouderencentra in Ludza, Sac, en Malta in Rezekne
• Zoeken naar nieuwe ouderenprojecten in Latgale, oost Letland
• Ondersteunen daklozen, invalide en probleemgezinnen project Anglicaanse kerk Riga


De planning van de geprioriteerde projecten 2020 / 2021.


PRIORITEIT
1. Organisatie.
Onderwerp organisatie.
Omschrijving A De opslag in Bergschenhoek blijven eventueel blijven benutten
B. Sponsoren en donateurs benaderen voor doelen
Maatregelen A. Contacten met ondernemer houden i.v.m. opslag.
B. Actief benaderen van bedrijven en Stichtingen om doelen financieel haalbaar te maken. Pelgrimshoeve Zoetermeer en de Stichting “Onder de Toen”/ Paardenstal te Berkel en Rodenrijs.
Uitvoerenden A: Voorzitter
B : Bestuur.
C : Voorzitter
Budget Budgettair neutraal
Ingangsdatum z.s.m..
Peildatum 1 januari 2020
Einddatum n.v.t.
Opmerkingen Geen.
2. Werkomgeving.
Onderwerp Communicatie.
Omschrijving A. Uitbrengen halfjaarlijkse nieuwsbrief.
Nadruk moet blijven liggen op nieuwsbrief in mei en december. In de nieuwsbrief worden de specifieke projecten welke zijn ondersteund benoemd.
B. Contacten onderhouden
Het blijft aandacht verdienen om de lokale pers en kerken te blijven voeden met berichten over acties van de Stichting. Daarnaast moeten sponsoren op de hoogte worden gehouden van resultaten.
C. Voorlichting en lezingen
Aandacht voor contacten tot het houden van lezingen in de regio zodat Stichting in de picture blijft staan.

D. Teamvorming.
Door wijzigingen in het team en de chauffeurs moet steeds de nadruk blijven liggen op het opbouwen van de onderlinge contacten.

Maatregelen A. De ½ jaarlijkse nieuwsbrief tijdig verzenden. Opmaken van rapportage en verslag van een transport, dit opnemen in de halfjaarlijkse nieuwsbrief. zodat de informatie actueel blijft.
B. Contact blijven houden met lokale pers.
C. Contacten zoeken met instellingen, scholen en bejaardentehuizen.
D. Team van medewerkers uitbreiden en contactavonden beleggen. Informatie geven over de doelstellingen en duidelijkheid verschaffen over de eigen bijdrage van de teamleden. Aanspreken op verantwoordelijkheden voor het inpakken, onderhoud, laden en reizen.
Uitvoerende A t/m D: voorzitter
Budget A:Vanuit bestuur te betalen- kosten neutraal voor Stichting
B t/m D: geen
Ingangsdatum A: Juni en december van elk jaar. Kort na hulpverlening 2020-2021 B: Reeds geïnitieerd.
C: Reeds geïnitieerd .
D: begin 2020
Peildatum 1 april 2020
Einddatum A t/m C: p.m.
D: 1 mei 2020
Opmerkingen De aanduiding "p.m." onder de einddatum geeft aan dat uitvoering van de maatregelen blijvend aandacht behoeft.
3. Arbeidsongeschiktheid
Onderwerp Opslag
Omschrijving A..Opschonen loods.
Achtergebleven goederen na transport worden ook een volgend transport niet meegenomen. De opslagcapaciteit wordt hierdoor beperkt.
B:. Inpakken goederen Bij BVA en andere veilingsites wordt kleding ingekocht of gratis bij bedrijven verkregen en direct verpakt en verzonden. De druk op het inpakken ligt tussen de 1 tot 2 weken voor GLS en 1 tot 3 maanden voor het transport wat de werkdruk op de teamleden verhoogt.
Maatregelen A : Loods direct na transport leegmaken en bezemschoon opleveren.
B : Tijdig met team inpakken van goederen
Uitvoerenden A : voorzitter
B : team
Budget Neutraal.
Ingangsdatum A : z.s.m.
B : direct na transport 2020 – september 2020 en 2021
C : z.s.m.
D : plan maken bij nieuw transport
Peildatum 1 december 2020
Einddatum Niet van toepassing.
Opmerkingen Geen.
4. Voertuigen
Onderwerp Voertuigen
Omschrijving A :De schenkingen van BZK zijn komen ter vervallen. B :Bij het verkrijgen van voertuigen moet steeds weer het nodige onderhoud worden gepleegd en reparaties worden uitgevoerd.
APK keuringscontacten leggen met garages. Eventueel nieuwe garages benaderen.
Maatregelen A : Onderhoud plegen met monteurs en vrijwilligers. Plannen van avonden en eventueel weekeinden, contact onderhouden met de diverse garages voor APK.
Uitvoerenden De voorzitter.
Budget n.v.t.
Ingangsdatum A : z.s.m..
B : voortdurend
Peildatum 1 december 2020.
Einddatum A : voor december 2020
B : voor transport 2020
Opmerkingen Geen.
5. Financiën
Onderwerp Financiën.
Omschrijving A : De Stichting is in grote mate afhankelijk van sponsoren en donateurs voor ondersteuning van de diverse doelen. Daarnaast zal sponsoring moeten worden binnengehaald voor specifieke bijzondere doelen, het project voor de lagere school in de dorpjes Ainazi, Stalgene en Straupe, kosten daklozenproject Anglicaanse kerk Riga, projecten ouderenzorg in Ludza en Rezekne.de algemene kosten, reiskosten voor de hulpverlening in 2020-2021.Bezoek van Letten naar Nederland in het kader van concerten en of hulpverlening.
B : Extra niet gebonden financiële middelen kunnen worden binnengehaald middels de jaarlijkse speculaaspoppenactie.
C : Duidelijk blijft dat, volgens de vastgestelde statuten, er geen vergoedingen worden gegeven voor bestuur en of vrijwilligers / chauffeurs. De meeste Stichtingskosten worden door het bestuur zelf gedragen en de chauffeurs in het transport betalen zelf hun reis, c.q. laten dit - als zodanig genoemd – door derden sponsoren.
Maatregelen A. Werven van sponsoren en donateurs middels gerichte acties. Daarnaast sponsorwerving voor de hulpverlening in 2020-2021. B : Organiseren speculaaspoppenactie 2020-2021 C : Duidelijkheid scheppen naar deelnemers in het transport dat een eigen bijdrage wordt gevraagd van de chauffeurs en dat men zelf zorgt voor betaling van de kosten van transport evt. via doelgerichte sponsoring.
Uitvoerenden A t/m C: voorzitter en vrijwilligers
Budget A t /m C: neutraal
Ingangsdatum Per direct en voortdurend/
B : startend 1 september van elk jaar
Peildatum 1 december 2020.
Einddatum 31 december 2021.
Opmerkingen Geen


Berkel en Rodenrijs, 16 januari 2020


Voor akkoord,

Het bestuur Stichting Hulp Letland


J.D.C. Fuijkkink
Voorzitter w.g. 16-01-2020


C.F. Schouffoer
Penningmeester w.g. 16-01-2020


A.P. van den Ende w.g. 16-01-2020
Secretaris