Beleidsplan 2018 / 2019


     Laatste update  6 oktober 2019

Stichting Hulp Letland



INMIDDELS ruim 4000 SPECULAASPOPPEN VERKOCHT


BELEIDSPLAN 2018 / 2019

PROJECT DETAILS



Inleiding

Doel van de  Stichting Hulp Letland:         

De Stichting heeft tot doel het bevorderen van contact tussen mensen en het verlenen van hulp bij de opbouw van het maatschappelijke leven in Oost-Europa in het algemeen en in Letland in het bijzonder, mede gebaseerd op een christelijke levensovertuiging, evenals het verrichten van alles wat daartoe in de ruimste zin nuttig of bevorderlijk kan zijn.


De Stichting heeft geen winstoogmerk.


Letland kreeg in 2001 haar vrijheid terug, na een bezetting door Rusland vanaf 1943. Daarvoor was het land bezet door Duitsland. Na de bevrijding in 2001 werd het land vernield door de bezetter achter gelaten en stond de ontwikkeling van Letland op een zeer laag peil. Diverse overheidsinstanties en particulieren vroegen om humanitaire hulp.


Jaarplan 2018-2019


Het jaarplan 2018/2019 is opgesteld om richting te geven aan de hulpverlening in Letland en een opzet te maken voor het verrichten van werkzaamheden die tot doel hebben om goederen, materialen, voertuigen en financiële middelen te verkrijgen om tot een goed gestructureerde humanitaire hulpverlening in Letland te komen.


Bij de opzet van dit jaarplan is gekeken naar de resultaten van de fondsenwerving in de jaren 1994 tot en met 2016 en naar de hulpverlening die in die jaren is verricht op diverse plaatsen in Letland


Enerzijds kunnen wij vaststellen dat een aantal projecten die in 1994 om een hoge prioriteit en een doelmatige aanpak vroeg, in de loop van de achter ons liggende jaren voldoende werden ondersteund en begeleid. Zo werd de Letse overheid ondersteund met brandweervoertuigen, ambulances en politievoertuigen en werd een training gegeven aan politie en brandweer voor EHBO en hartmassage. Diverse invaliden en weduwen werden financieel ondersteund en met behulp van de Nederlandse Politiebonden werden betere sociale voorzieningen gerealiseerd voor politie en brandweerweduwen.

Anderzijds moet ook worden geconstateerd dat op diverse plekken in Letland, zeker waar het psychiatrische kinderziekenhuizen, kindertehuizen, scholen en overheidsinstellingen betreft, er nog vele knelpunten zijn die vragen om adequate hulp vanuit onze Stichting.



In dit jaarplan wordt aangegeven welke zaken door onze Stichting zullen worden opgepakt en met hulp van derden mogelijk zullen worden gerealiseerd.

We moeten er ons van bewust zijn dat welke doelen we ons ook stellen, onze Stichting geheel afhankelijk is van ondersteuning vanuit overheid, bedrijfsleven en particulieren. De materiele en financiële hulp die wij op deze manier krijgen is onontbeerlijk voor goede en gedegen humanitaire hulp op alle fronten.Om tot een goed een evenwichtige hulpverlening te komen werd en wordt nauw overleg gepleegd met:

 

·       Diverse afdelingen van het Ministerie van BZK in Nederland

·       Het Ministerie van Fire and Rescue Service in Letland

·       Het Internal Ministery in Letland

·       De Nederlandse ambassade in Riga-Letland

·       De Letse ambassade in den Haag-Holland

·       Locale overheden in Nederland en Letland

·       Scholen, bejaardencentra, ziekenhuizen in Nederland en in Letland

·       Sociale diensten in Letland

·       Stichting Velo-gruppa in Riga-Letland

·       Stichting Humaneth in Nederland

·       Diverse bedrijven en instellingen in Nederland


    15 februari 2018

    J.D.C. Fuijkkink

    (voorzitter Stichting Hulp Letland)

   

    Jaarplan 2018-2019:

 

  In grote lijnen:

Dit is het 7e jaarplan dat van onze Stichting naar buiten komt.

Hiervoor werd van een gezonde filosofie over humanitaire    hulpverlening zonder werkplan of beleidsplan gewerkt onder      het motto: “handen uit de mouwen werken in plaats van schrijven”

Uit de inmiddels tussen 1994 en 2017 gerealiseerde plannen blijkt dat een werkplan-jaarplan of beleidsplan niet direct noodzakelijk is om geplande doelen te bereiken. Echter gelet op zowel beleidsmatige als financiële verantwoording die moet worden afgelegd en wij zeker een stuk duidelijkheid willen geven aan onze sponsoren en donateurs, is gekozen voor de opzet van een 2 jaarlijks beleids / werk-plan dat moet aansluiten bij de jaarlijkse financiële verantwoording van onze Stichting.

Duidelijkheid zowel binnen onze organisatie als naar buiten, waarbij transparantie van de activiteiten onze Stichting voorop staan.

In dit jaarplan zullen doelen worden beschreven en prioriteiten worden aangegeven, waarbij specifieke zaken, zoals verkrijgen van sponsoring en acties, nader worden benoemd.

Ook blijft voortdurend aandacht nodig voor het op peil houden van de contacten en verdere uitbouw van de fondsenwerving en sponsoring.

Concreet wordt in dit plan het accent gelegd op de volgende aspecten:

·        Verkrijgen van goederen, materialen en middelen om humanitaire hulp te kunnen blijven verlenen in Letland

·        Verkrijgen financiële middelen t.b.v. hulpverlening

·        Communicatie naar donateurs en sponsoren

·        Communicatie in lokale bladen en middels interviews op tv en radio

·        Het geven van lezingen op scholen en voor verenigingen

·        Het bevorderen van de brandveiligheid en treffen van preventieve maatregelen ten opzichte van calamiteiten in

·        bejaardentehuizen, scholen en ziekenhuizen.

         Het verkrijgen van voertuigen t.b.v. transport naar Letland

·        Het verstrekken van voorzieningen ten behoeve van gehandicapten en ouderen

·        Verkrijgen van specifieke voertuigen voor te benoemen doelen in Letland

         Samenwerking met andere, in Letland werkzame, instellingen en organisaties

·        Uitvoeren speculaaspoppenactie

Jaarplan 2018-2019:

In details:

Hieronder volgt de prioritering en detaillering van de projecten gedurende 2018-2019.

De realisatie van de plannen wordt uitgevoerd door en onder toezicht en verantwoordelijkheid van het bestuur, in het bijzonder de voorzitter. De diverse plannen en projecten worden nader vorm gegeven door deelnemers in de hulpverlening en adoptie, t.w. scholen, koren, bejaardentehuizen en ziekenhuizen. Daarnaast zullen bedrijven participeren in reparaties en APK keuringen van voertuigen                   

Niet alleen financiële of organisatorische omstandigheden kunnen gedurende de loop van de te benoemen termijn invloed uitoefenen op de uitvoering van de projecten en de prioritering, ook bijzondere niet te verwachten omstandigheden kunnen gevolgen hebben voor het voorgenomen beleid.

De prioriteitstelling.

Bij het maken van de keuzes voor uitvoering van de diverse projecten wordt gelet op de begrippen "noodzakelijkheid, wenselijkheid en realisatie mogelijkheid"", waarbij het accent op de volgende criteria is gelegd:

1.     De ernst van de humanitaire omstandigheden die hulp direct of indirect op korte termijn noodzakelijk maken.

2.     De financiële mogelijkheid tot het verwezenlijken van het project.

3.     De fysieke mogelijkheid van het team van vrijwilligers om een project wel of niet te realiseren.

4.     De mogelijkheid tot opslag van de goederen, voertuigen en materialen.De mogelijkheid tot inplannen van een hulpverlening gelet op verlofmogelijkheden van de deelnemers.


Rekening houdend met de bovenomschreven criteria heeft de Stichting gekozen voor de volgende prioritering:

 

PRIORITEIT.

1. Organisatie.

·        Realiseren van tijdelijke opslagruimte voor goederen, materialen en voertuigen

·        Uitbreiding van het team van medewerkers en organisaties

·        Uitbreiding van het netwerk van sponsoren en donateurs


2. Communicatie.

·        Uitbrengen van halfjaarlijkse nieuwsbrief

·        Contacten onderhouden met lokale pers, radio en tv

·        Voorlichting op scholen en voor verenigingen

·        Lezingen en contacten onderhouden met andere stichtingen

·        Blijven werken aan teamvorming

·        Onderhouden contacten met sponsoren


3. Opslag

·        Opschonen opslag plaats na eventueel transport

·        Onderhouden van contacten met ondernemer van opslag in Bergschenhoek.

·        Inpakken en opslag van humanitaire goederen voor volgend transport


4. Voertuigen:

·        Verkrijgen het zij om niet of schenking of door aankoop van voertuigen t.b.v. transport

·        Uitvoeren van onderhoud en het verzorgen van APK keuringen, uitvoerkentekens en verzekering           

5.  Actie Letland brandpreventie:

·        Verkrijgen van blusmiddelen voor specifieke doelen in Letland

·        Verkrijgen van financiële middelen ter uitvoering van brandpreventie in Letland.

  6. Specifieke doelen:

·        Steunen van specifieke kindergerichte projecten voor het psychiatrische kinderziekenhuis in Ainazi

·        Verkrijgen van vrachtwagens voor transport humanitaire goederen

·        Organisatie van 5 mei concert 2020

·        Organisatie herdenkingsdienst / concert  22 september 2018

·        Organisatie van hulpverlening in 2018 en 2019

·        Ondersteuning onderwijs op de school in Straupe

·        Ondersteuning onderwijs op de school Ainazi

·        Ondersteuning onderwijs op de kleuterschool in Stalgene

·        Ondersteuning gezinnen m.b.t. tot lesgelden voor school

·        Ondersteuning gezinnen m.b.t. maaltijden kinderen op school

 

De planning van de geprioriteerde projecten 2018 / 2019.


PRIORITEIT

1. Organisatie.

Onderwerp

organisatie.

Omschrijving

A De opslag in Bergschenhoek blijven benutten

B. Sponsoren en donateurs benaderen voor doelen


Maatregelen

A. Contacten met ondernemer houden i.v.m. opslag.

B.  Actief benaderen van bedrijven en Stichtingen om doelen financieel haalbaar te maken. Pelgrimshoeve Zoetermeer en de Paardenstal te Berkel en Rodenrijs.


Uitvoerenden

A: Voorzitter

B : Bestuur.

C : Voorzitter


Budget

Budgettair neutraal

Ingangsdatum

z.s.m.


Peildatum

1 januari 2019


Einddatum

n.v.t.

Opmerkingen

Geen.

2. Werkomgeving.

Onderwerp

Communicatie.

Omschrijving

A. Uitbrengen halfjaarlijkse nieuwsbrief.

Nadruk moet blijven liggen op nieuwsbrief in mei en december. In de nieuwsbrief worden de specifieke projecten welke zijn ondersteund benoemd.


B. Contacten onderhouden

Het blijft aandacht verdienen om de lokale pers en kerken te blijven voeden met berichten over acties van de Stichting. Daarnaast moeten sponsoren op de hoogte worden gehouden van resultaten.


C. Voorlichting en lezingen

Aandacht voor contacten tot het houden van lezingen in de regio zodat Stichting in de picture blijft staan.


D. Teamvorming.

Door wijzigingen in het team en de chauffeurs moet steeds de nadruk blijven liggen op het opbouwen van de onderlinge contacten.


Maatregelen

A. De ½ jaarlijkse nieuwsbrief tijdig verzenden. Opmaken van rapportage en verslag van een transport, dit opnemen in de halfjaarlijkse nieuwsbrief. zodat de informatie actueel blijft.


B. Contact blijven houden met lokale pers.


C. Contacten zoeken met instellingen, scholen en bejaardentehuizen.


D. Team van medewerkers uitbreiden en contactavonden beleggen. Informatie geven over de doelstellingen en duidelijkheid verschaffen over de eigen bijdrage van de teamleden. Aanspreken op verantwoordelijkheden voor het inpakken, onderhoud, laden en reizen.


Uitvoerende

A t/m D: voorzitter

Budget

A:Vanuit bestuur te betalen- kosten neutraal voor Stichting

B t/m D: geen

Ingangsdatum

A: Juni en december van elk jaar. Kort na hulpverlening 2018-2019                 

B: Reeds geïnitieerd.

C: Reeds geïnitieerd .

D: begin 2018

Peildatum

1 april 2018

Einddatum

A t/m C: p.m.

D: 1 mei 2018

Opmerkingen

De aanduiding "p.m." onder de einddatum geeft aan dat uitvoering van de maatregelen blijvend aandacht behoeft.

 

3. Arbeidsongeschiktheid

Onderwerp

Opslag

Omschrijving

A..Opschonen loods.

Achtergebleven goederen na transport worden ook een volgend transport niet meegenomen. De opslagcapaciteit wordt hierdoor beperkt.


B:. Inpakken goederen

Bij BVA en andere veilingsites wordt kleding ingekocht en direct verpakt en verzonden.                                                                             

De druk op het inpakken ligt ongeveer 2 tot 3 maanden voor het transport wat de werkdruk op de teamleden onnodig verhoogt.


Maatregelen

A : Loods direct na transport leegmaken en bezemschoon opleveren.

B : Tijdig met team inpakken van goederen


Uitvoerenden

A : voorzitter

B : team

Budget

Neutraal.

Ingangsdatum

A : z.s.m.

B : direct na transport 2018 – september 2018  en 2019

C : z.s.m.

D : plan maken bij nieuw transport

Peildatum

1 december 2018

Einddatum

Niet van toepassing.

Opmerkingen

Geen.

  4. Voertuigen

Onderwerp

Voertuigen

Omschrijving

A :De schenkingen van BZK zijn komen ter vervallen. Mogelijkheid tot onderhandse verkoop bij Dienst der Domeinen..

B :Bij het verkrijgen van voertuigen moet steeds weer het nodige onderhoud worden gepleegd en reparaties worden uitgevoerd. APK keuringscontacten leggen met garages. Eventueel nieuwe garages benaderen.


Maatregelen

A : Contacten met BZK leggen voor eventuele onderhandse verkoop Domeinen

B : Onderhoud plegen met monteurs en vrijwilligers. Plannen van avonden en eventueel weekeinden, contact onderhouden met Univé en met de diverse garages voor APK.


Uitvoerenden

De voorzitter.

Budget

n.v.t.

Ingangsdatum

A : z.s.m..

B : voortdurend

Peildatum

1 december 2018.

Einddatum

A : voor december 2018

B : voor transport 2018

Opmerkingen

Geen.

5. Financiën

Onderwerp

Financiën.

Omschrijving

A : De Stichting is in grote mate afhankelijk van sponsoren en donateurs voor ondersteuning van de diverse doelen. Daarnaast zal sponsoring moeten worden binnengehaald voor specifieke bijzondere doelen, het nieuwe project voor de lagere school in de dorpjes Ainazi, Stalgene en  Straupe, de algemene kosten, kosten voor het herdenkingsconcert 2018, vliegtuigkosten voor de hulpverlening in 2018-2019.Bezoek van Letten naar Nederland in het kader van concerten en of hulpverlening.     

B : Extra niet gebonden financiële middelen kunnen worden binnengehaald middels de jaarlijkse speculaaspoppenactie.             

C : Duidelijk blijft dat, volgens de vastgestelde statuten, er geen vergoedingen worden gegeven voor bestuur en of vrijwilligers  / chauffeurs. De meeste Stichtingskosten worden door het bestuur zelf gedragen en de chauffeurs in het transport betalen zelf hun reis, c.q. laten dit - als zodanig genoemd – door derden sponsoren.

Maatregelen

A. Werven van sponsoren en donateurs middels gerichte acties. Daarnaast sponsorwerving voor de hulpverlening in 2018

-2019.                                     


B : Organiseren speculaaspoppenactie  2018-2019                                             


C :  Duidelijkheid scheppen naar deelnemers in het transport dat een eigen bijdrage wordt gevraagd van de chauffeurs en dat men zelf zorgt voor betaling van de kosten van transport evt. via doelgerichte sponsoring.                                               


Uitvoerenden

A t/m C: voorzitter en vrijwilligers

Budget

A t /m C: neutraal

Ingangsdatum

Per direct en voortdurend/

B : startend 1 september van elk jaar

Peildatum

1 december 2018.

Einddatum

31 december 2019.

         

 

            Berkel en Rodenrijs, 15 februari 2018

 

           Voor akkoord,

 

            Het bestuur Stichting Hulp Letland

 

            J.D.C. Fuijkkink         wg                                         

             voorzitter

 

            C.F. Schouffoer          wg

            penningmeester

 

            A.P. van den Ende      wg

            secretaris







CONTACT US

  Warande 2

  8162KA Epe

   info@stichting-hulp-Letland.nl

   Tel: +31-6 29 07 28 42